21.04.2011

Mit Dataphone beginnt bei tobaccoland ein neues Zeitalter in der Distribution

DATAPHONE unterstützt tobaccoland mit modernster Fahrverkaufslösungfür die Belieferung von 7.000 Trafiken österreichweit Fehlerminimierung durch Wegfall manueller Buchungen - Einsparung von Papier- und Druckerkosten - Minimierung von Einschulungen von Ersatzfahrern- Zeitersparnis durch Wegfall manuell erfasster Retouren - Arbeitserleichterung durch automatische Fahrtenbücher und Reiseabrechnungen - Einsparungen durch GPS-gestützte Routenführung

Mit Dataphone beginnt bei tobaccoland ein neues Zeitalter in der Distribution
Automatische Fahrtenbücher
21.04.2011

Dataphone mobile systems –, führend im Bereich Mobility Lösungen für alle Bereiche des Handels und der Industrie, setzt für tobaccoland - den österreichischen Marktführer im Tabakwaren-Großhandel - die österreichweite Inbetriebnahme einer modernen All-in-one-Fahrverkaufslösung um. Das Projekt umfasst 60 Stück Motorola MC55 EDA (Enterprise Digital Assistant) und die Dataphone Außendienstsoftware LOGIS MOBILE für die Trafikzustellung sämtlicher Tabak- und weiterer Handelswaren.

tobaccoland wurde1995 gegründet und beliefert als führender Großhändler und Allinklusive-Dienstleister für den Tabakwaren-Einzelhandel österreichweit rund 7.000 Trafiken mit klassischen Rauchwaren. Das Sortiment umfasst mehr als 175 Zigaretten- und über 400 Zigarrensorten, Pfeifen- und Schnupftabak und Spezialartikel wie Autobahnvignetten, Prepaid-Handywertkarten, Süßwaren, Getränke, Lotto, e-Loading sowie Dienstleistungsschecks. Pro Jahr liefert das Unternehmen mit rund 300 Mitarbeitern über acht Niederlassungen (Hauptsitz in Wien 16) insgesamt rund 12 Milliarden Stück Zigaretten aus. Pro Tag werden im Schnitt 1.350 Trafiken mit 41 firmeneigenen LKW über ein ausgezeichnetes Logistiknetz versorgt. Als All-inclusive-Dienstleister bietet tobaccoland den Trafiken Betreuung über einen flächendeckenden Außendienst vom Bodensee bis zum Neusiedlersee. Dazu kommt die direkte Bezugsmöglichkeit in acht Cash & Carry-Standorten sowie kostenlose Marketingunterstützung in Bereichen wie POS-Gestaltung, Sortimentsberatung oder Werbeberatung. Herzstück der tobaccoland-Logistik ist die zentrale Kommissionieranlage in Wien, wo alle Waren erfasst, gelagert und für den Versand konfektioniert werden. Sie ist eines der modernsten Tabakwaren-Kommissionierzentren Europas. Von hier aus erfolgt auch die Bedarfsermittlung und Belieferung der Bundesländer.

Die acht Cash & Carry-Standorte (Wien, Unterwölbling, Steyregg, Siezenheim, Raaba, Klagenfurt, Innsbruck, Koblach) sind die Drehscheiben in den Bundesländern. Hier können Kunden bei Bedarf ihre Waren auch direkt abholen. Sie dienen aber auch als Anlaufstelle für Außendienstmitarbeiter und als zusätzliches Warenlager.

Mag. Stefan Scherzer, Projektleiter bei tobaccoland, zu den Anforderungen an die Fahrverkaufslösung: „Als führender Großhändler im Bereich Tabakwarendistribution steht tobaccoland zwischen der produzierenden Industrie einerseits und dem Einzelhandel andererseits. Unser Ziel ist es, für beide Seiten Angebote zu entwerfen, die ein Höchstmaß an Produktvielfalt, Service und Umsatzmöglichkeiten eröffnen.“ tobaccoland verfügt über sein hochmodernes Tabakwaren-Kommissionierzentrum in Wien, aber in der Auslieferung gab es noch Verbesserungspotenzial. „Täglich mussten die Tourenlisten für unsere 41 LKW erstellt, gedruckt und verteilt werden, jede Liste war rund 20-30 Seiten lang. Bei der Auslieferung von täglich rund 5.000 Kartons kam es natürlich auch zu Fehlern. Die Retourwaren mussten von unseren Fahrern händisch in den Trafiken erfasst werden und dann im Backoffice erneut manuell in unser System eingetragen werden, was ebenfalls viel Zeit kostete und fehleranfällig war,“ beschreibt Scherzer.

Mag. Ernst Müller, geschäftsführender Gesellschafter von Dataphone, zur Zusammenarbeit: „Wir arbeiten bereits seit 15 Jahren im Bereich Inventur mit tobaccoland zusammen. Für diese Auftragsvergabe war es wichtig, eine All-in-one-Lösung zu bieten und die erfolgreiche Umsetzung durch Referenzen belegen zu können.“ Nach laufenden Anpassungen in mehreren Projektphasen wurden alle Module ausgiebig im Livebetrieb getestet, wie z. B. die Fahrt mit eingebautem Navigationssystem, die Bestell- oder Retourenabwicklung, bevor das Projekt im März 2011 zum Volleinsatz kam.

Die Fahrverkaufslösung LOGIS MOBILE von Dataphone ist modular aufgebaut und wurde an die Anforderungen von tobaccoland angepasst. Sie umfasst die Trafikzustellung sämtlicher Tabakwaren und anderer Handelswaren inklusive Packstückkontrolle und Unterschrift am Gerät, die teilweise Bestellerfassung vor Ort, den Direktverkauf von Aktionsware, die gesamte Retourwarenabwicklung, die Erfassung von marketingrelevanten Daten, ein integriertes Navigationssystem und ein umfangreiches Fahrtenbuch mit sämtlichen Auswertungen.

Für den Kunden besonders wichtig ist ein Standardinterface mit SAP R/3 und der KNAPP Kommissionieranlage. Bei der Hardware fiel die Wahl auf insgesamt 60 Stück Motorola MC55 EDA. Das kleine und leichte Gerät vereint das Leistungsvermögen eines mobilen Computers mit Handy, Funkgerät, Barcodescanner und Digitalkamera. Gleichzeitig ist der Mid-Range-EDA dank seiner Schalenbauweise besonders robust. Der Mobilcomputer MC55 bietet integriertes GPS und ermöglicht ein breites Spektrum an standortbasierten Echtzeit- Applikationen – angefangen von der Übermittlung von Wegbeschreibungen für Fahrer über die Lokalisierung der Fahrzeugflotte und Navigationsfunktion. Scherzer beschreibt die tobaccoland-Lösung: „Wir haben drei wichtige Systeme im Einsatz, die über einen eigenen Server verbunden sind. Da ist der Bereich Kommissionierung über die KNAPP-Steuerung, unser SAP R/3 und das Steuersystem für sämtliche mobilen Prozesse, der ePOD-Server (electronic proof of delivery), auf dem die Software von Dataphone läuft. Die verschiedenen Systeme kommunizieren über den BizTalk-Server, der als Bindeglied der Systeme gilt.“ SAP stellt die Auftrags- und Kundendaten zur Verfügung, das KNAPP-System liefert die tatsächlich ausgeschickten Packstücke pro Kundenauftrag, also pro Trafik. Von dort werden mobil über das Motorola MC55 die erfassten Daten, wie Nachbestellungen, Retouren und Unterschriften über den EPOD-Server an das SAP-System zurückgemeldet. Besonders wichtig für tobaccoland ist, dass mit dem System auch Marketing- und Promotionaktionen geprüft und relevante Daten erhoben und belegt werden können. 

„Aufgrund strenger Sicherheitsrichtlinien im Konzern durfte keine WLAN-Lösung eingesetzt werden“, erzählt Müller. „Es gibt also keine Online-Verbindung von den Geräten zur Zentrale, sondern nach jeder Fahrt werden vom Außendienst die Daten vom Mobilcomputer MC55 über ein Cradle/Docking-Station an den Server geleitet.“

„Wir sehen bereits viele Vorteile der neuen Lösung“, erklärt Scherzer. „Wir konnten unser Kundenservice wesentlich verbessern, denn durch den Wegfall der manuellen Buchungen passieren kaum Fehler. Wir sparen Zeit und Geld durch die GPS-gestützte Routenführung und weil die Warenretouren direkt mit dem Mobilcomputer MC55 aufgenommen werden können. Fahrtenbücher und Reiseabrechnungen werden nun automatisch erfasst und auf Knopfdruck ausgedruckt. Eigene Tankbuttons, Servicebuttons oder Buttons für Zahlungsvermerke auf den Mobilcomputern MC55 erleichtern das Leben der Außendienstmitarbeiter wesentlich. Ein großer Vorteil ist auch für uns, dass das Einschulungsprogramm für Ersatzfahrer auf ein Minimum gekürzt wurde, weil die Ersatzfahrer mit den neuen Geräten sehr schnell arbeiten können und durch das integrierte Navi automatisch – über den kürzesten Weg – zur nächsten Kundschaft geführt werden.“

Ing. Peter Gallistl, Dataphone Co-Geschäftsführer und Miteigentümer ergänzt: „Mit unserer mobilen Fahrverkaufs- und Außendienstlösung, die einfach auf die spezifischen Bedürfnisse der Kunden anpassbar ist, bieten wir unseren Kunden Serviceverbesserung und wesentliche Zeit- und Kosteneinsparungen. Üblicherweise ist der ROI (return of investment) in diesen Projekten bereits innerhalb eines Jahres zu erwarten.“